Datenschutzinformation für Betroffene

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir ggf. von Ansprechpartnern bei Interessenten, Geschäftspartnern etc. verarbeiten, sofern diese zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen oder Vertragsdurchführung erforderlich sind bzw. anfallen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen ist die:

FireDos GmbH, Auf der Kaulbahn 6, DE-61200 Wölfersheim
Tel. +49 6036 97 96-0, https://www.firedos.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) erreichen Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (unsere Anschrift) mit dem Zusatz ‚An den Datenschutzbeauftragten‘ postalisch. Unser Datenschutzteam (DSB und Datenschutzkoordinator) erreichen Sie per E-Mail an datenschutz@firedos.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen die Angabe personenbezogener Daten erforderlich ist, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre Daten als Bestandskunden im Rahmen der gesetzlich zulässigen Voraussetzungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG, um Ihnen ggf. auch Direktwerbung über unsere Produktangebote und Leistungen zuzusenden. Sie können gegen diese Werbesendungen jederzeit für die Zukunft widersprechen. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

3. Beschreibung der Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens sein sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln wie:

§ Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressdaten, Kontaktart, Faxnummer), Kommunikationsinhalte.

§ Adressverwaltung und (E-Mail-)Kommunikation
Vertrags- und Auftragsabwicklung (Leistungen durch XY GmbH) Vertragsdaten, Kommunikations- und Auftragsinhalte sowie sonstige Daten, die wir im Rahmen der Auftragsabwicklung von Ihnen erhalten

§ Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung potenzieller Rechtsansprüche gegen Sie oder gegen Dritte dienen

§ Kundenmanagement (Vertriebssystem, CRM, Serviceanfragen, Support etc.)

4. Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung eines Vertrags- und oder Auftragsverhältnisses, von Ihnen erhalten bzw. die uns ggf. durch Ihren Arbeitgeber als unseren Kunden und Geschäftspartner angeben worden sind. Wir arbeiten mit Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, darüber hinaus können wir die Daten von anderen Personen aus Ihrem Unternehmen oder sonstigen Geschäftskontakten erhalten.

5. Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

5.1. Auftragsverarbeiter

Sofern Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, stellen wir durch den Abschluss von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Kundenmanagementsystemen und -software.

5.2. Partnerunternehmen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter Ziffer 3 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Eine Weiterleitung ist insofern auch an unsere Niederlassung und Betriebsstätte in den USA

FireDos US Inc.
9000 Hempstead Rd Ste 280
Houston, TX 77008
United States of America

möglich, wenn die vorvertraglichen Maßnahmen oder Vertragsdurchführung dies erfordert im Hinblick auf eine von beiden Vertragsparteien gewünschte effiziente Zusammenarbeit.

5.6. Handelsvertreter im Ausland und außerhalb der EU sowie Weitergabe an Handelsvertreter in Ihrem Land

Wenn Sie eine Anfrage oder Bestellung aus dem Ausland an uns richten, kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Handelsvertreter oder Vertriebspartner in Ihrem Land weitergeben. Dies erfolgt, um Ihre Anfrage effizient zu bearbeiten und eine optimale Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Die Weitergabe erfolgt nur in dem dafür erforderlichen Umfang. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und optimalen Bearbeitung der Interessentenanfrage oder Bestellung durch örtliche/lokale Handelsvertreter, um den globalen Vertrieb und Verkauf unserer Produkte effizient zu optimieren.

5.7. Sonstige mögliche Empfänger

Unter bestimmten Voraussetzungen können Empfänger auch Institutionen wie z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein.

5.8. Besprechungen und Webinare über Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams als Plattform für Online-Besprechungen und Webinare mit Ansprechpartnern bei Geschäftskunden, Geschäftspartnern und Interessenten.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung und Organisation von Online-Besprechungen und Webinaren im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen.

Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Name, E-Mail-Adresse, ggf. weitere Kontaktdaten
Kommunikationsinhalte (z. B. Chat- oder Videokonferenzbeiträge)
Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen)
Webinar-Inhalte und Aufzeichnungen (Video und Audio)

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Besprechungen oder Webinare zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. In allen übrigen Fällen basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit).

Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Online-Besprechungen oder Webinare verarbeitet werden, werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Chatverläufe oder sonstige Kommunikationsinhalte werden nicht systematisch gespeichert.

Auftragsverarbeitung durch Microsoft

Microsoft Teams wird als Softwarelösung von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland bereitgestellt. Microsoft tritt hierbei als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf. Speicherstandort und Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Microsoft Servern in der EU.

Keine Datenweitergabe in Drittländer

Es erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere nicht in die USA.

Aufzeichnung von Meetings und Webinaren

Meetings und Webinare werden anlassbezogen aufgezeichnet. Sollte eine Aufzeichnung oder Mitschrift erfolgen, wird dies vorab transparent kommuniziert und nur mit vorheriger Einwilligung der Beteiligten durchgeführt. Wenn Sie als Webinar-Teilnehmer eine Aufzeichnung nicht wünschen, müssen Sie dies bitte zu Beginn des Webinars deutlich mitteilen. Unter Umständen ist dann, je nach Webinar-Inhalt, eine Teilnahme an einem kostenfreien Webinar nicht möglich. Die Aufzeichnungen werden 10 Jahre gespeichert und durch uns den Webinar-Teilnehmern per E-mail mit Link zu unserer Website zur Verfügung gestellt. Die Aufzeichnung erfolgt nur hinsichtlich des Referenten, die Teilnehmerbeiträge wie Fragen oder Kommentare in den Chats oder Video- und Audio-Beiträge der Teilnehmer werden nicht aufgezeichnet. Die Mikro- und Kamerafunktion der Teilnehmer werden vom Webinar-Leiter / Moderator dauerhaft deaktiviert.

6. Drittland-Datentransfer oder Übermittlung an eine internationale Organisation

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Eine etwaige Datenübermittlung an Handelsvertreter außerhalb der EU erfolgt allenfalls, sofern diese zur Durchführung von vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen entsprechend den Vorgaben von Art. 49 Abs. 1 b) DSGVO erforderlich ist.

Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO im Auftrag verarbeiten, d.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte EU „Standardvertragsklauseln“).

7. Löschfristen der verschiedenen Datenkategorien bzw. Kriterien für Aufbewahrung

Nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung werden die personenbezogenen Daten gelöscht, spätestens nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses (Speicherbegrenzung), es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. handels- und steuerrechtlicher Art) der Löschung oder gesetzliche Verjährungsvorschriften entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Person gegenüber dem Verantwortlichen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 15 DSGVO jederzeit Auskunft verlangen, ob und wie Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung

Unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 16 DSGVO haben Sie ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können von dem Verantwortlichen unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen und das Recht auf Vergessenwerden geltend machen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können von dem Verantwortlichen unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen gem. Art. 19 DSGVO das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben unter Beachtung der Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie
betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit dieser Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter für diese Zwecke verarbeiten.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, haben Sie das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Zur Ausübung dieser Rechte kann sich eine betroffene Person jederzeit – z.B. über einen der am Anfang dieser Datenschutzinformation angegebenen Kontaktwege – an uns wenden.

Beschwerderecht gegenüber einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Einer betroffenen Person steht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung Daten kann sich eine betroffene Person auch an unseren Datenschutzbeauftragten und unser Datenschutz-Team, optimal per E-Mail an unter datenschutz@firedos.de wenden.